📆Réservation

Réservation avec Services

Cette section détaille le processus de mise en place d'un événement de réservation, incluant l'affectation d'opérateurs et de services qui y sont associés.

Pour commencer, accédez à l'onglet "Réservation" situé en haut du tableau de bord. À partir de là, sélectionnez "+ Créer une nouvelle réservation", comme illustré dans l'image ci-dessous.

Création d'une nouvelle réservation

Vous êtes dirigé vers la section "Nouvelle réservation", où vous pouvez personnaliser intégralement votre événement selon vos préférences et exigences.

• Nom de l'événement

• Description de l'événement

• Lieu de l'événement

• Notification par e-mail à l'utilisateur

Informations sur l'Événement :

• Définissez le "Nom de l'Événement", qui sera affiché sur la page de réservation et dans l'email de confirmation.

• La "Description" vous permet d'entrer les détails de l'événement, offrant un aperçu aux clients avant qu'ils ne réservent.

Localisation :

• Pour des Lieux Physiques : Saisissez l'adresse complète où le service ou l'événement se déroulera. Cela inclut les détails tels que le nom de l'établissement (si applicable), l'adresse postale, et toute instruction spécifique qui aide les clients à trouver le lieu facilement.

• Pour des Rencontres Virtuelles avec Liens Fixes : Si vous proposez des services en ligne, vous pouvez utiliser un lien fixe de réunion pour Zoom, Google Meet, ou Microsoft Teams. Ce type de lien reste le même pour chaque réunion et peut être intégré dans le champ "Lieu" de votre événement. Pour renforcer la sécurité, ces plateformes offrent des options comme la salle d'attente (Zoom et Microsoft Teams), ou la nécessité pour l'hôte (Google Meet) d'accepter les participants. Ceci est idéal pour des réunions ad hoc où différents participants peuvent rejoindre à divers moments.

Notifications :

• Pour garantir que vos clients ne manquent pas leurs rendez-vous, configurez les rappels dans la section "Meeting reminder". Vous pouvez définir le système pour envoyer automatiquement des notifications aux clients, accompagnées des détails de la réservation, à l'échéance choisie avant l'événement. Cela aide à maintenir une communication efficace et à assurer une expérience client fluide et informée.

Sauvegarde et Navigation :

• Une fois les informations saisies, cliquez sur "Enregistrer les modifications" pour mettre à jour les détails de l'événement.

• Utilisez le bouton "Suivant" pour continuer à configurer les paramètres de réservation ou "Annuler et revenir à tous les événements" si vous souhaitez quitter sans sauvegarder.

Ajout et Gestion des Opérateurs et Services

Ajout et Gestion des Opérateurs

• Intégration des Ressources de Réservation : Cliquez sur "+ Ajouter un opérateur" pour personnaliser votre équipe. Chaque opérateur peut être défini avec des horaires spécifiques et des services associés.

• Détails de l'Opérateur : Remplissez les champs "Nom", "Courriel", et "Description" pour clarifier le rôle et les spécialités de chaque opérateur.

• Visibilité et Organisation Interne :

  • Ajoutez une "Image" qui sera visible par les clients lors de la sélection de l'opérateur.

  • Attribuez également une "Couleur de l'opérateur", qui sera utilisée pour gérer visuellement les réservations dans votre système interne, facilitant ainsi l'identification rapide de l'opérateur assigné à chaque événement.

• Intégration avec Google Agenda : Utilisez cette fonction pour synchroniser les disponibilités avec les agendas personnels des opérateurs.

• Affectation Automatique : Lorsque cette option est activée, les opérateurs seront automatiquement affectés en fonction de leur horaire. Si plusieurs opérateurs sont disponibles pour l'heure sélectionnée, l'opérateur le moins occupé sera choisi en premier.

• Sauvegarde des Informations : Après avoir entré toutes les informations, cliquez sur "Sauvegarder" pour ajouter l'opérateur à l'événement.

Ajout et Gestion des Services

• Extension de Votre Offre : Sélectionnez "+ Ajouter un nouveau service" pour enrichir votre événement avec des services variés.

• Détails du Service : Complétez le "Nom du service", la "Description", et choisissez le "Type de service" pour définir si l'interaction est individuelle ou en groupe.

• Durée et Image : Sélectionnez la "Durée" du service et téléchargez une "Image" qui sera affichée lors de la sélection du service par les clients.

Paramétrage du Délai de Disponibilité

Une fois que vous avez sauvegardé les informations concernant les opérateurs et les services, "l'étape suivante" est de définir les disponibilités.

• Délai de Disponibilité pour les Réservations : Sélectionnez le délai pendant lequel l'opérateur sera disponible pour prendre en charge des réservations futures. Vous pouvez choisir des options allant de "Aujourd'hui" à "Dans les 6 semaines", ou définir une "Plage de dates personnalisée". Cela permet de planifier à l'avance et d'assurer que les créneaux de réservation correspondent à la disponibilité réelle de l'opérateur.

• Horaires Quotidiens : Déterminez les heures précises pendant lesquelles vous êtes disponible chaque jour. Vous pouvez sélectionner des options comme "Tous les jours", "Du lundi au vendredi", ou des jours spécifiques de la semaine.

• Ajout et Exclusion de Jours : Pour une personnalisation avancée, ajoutez des créneaux horaires supplémentaires ou excluez certains jours où l'opérateur n'est pas disponible.

• Incrémentation de la Disponibilité : Choisissez comment vous voulez que les créneaux soient affichés dans votre planning, par exemple, en incréments de 5, 10, 15 minutes, etc.

• Délai Minimum avant Réservation : Établissez un délai minimum avant la prise de rendez-vous pour éviter les réservations de dernière minute.

• Tampon entre les Rendez-vous : Configurez un temps de pause entre les rendez-vous pour préparer ou se déplacer entre les sessions.

• Limitation des Sessions par Jour : Définissez le nombre maximum de rendez-vous qu'un opérateur peut avoir en une journée pour assurer une distribution équilibrée du travail.

Personnalisation du Formulaire de Réservation

La phase suivante de configuration implique de définir les questions de votre formulaire de réservation pour recueillir des informations essentielles de vos clients.

• Ajout de Questions au Formulaire : Cliquez sur "Modifier les questions du formulaire" pour ajuster les champs existants, tels que le nom et l'adresse e-mail du client, ou pour ajouter de nouvelles questions spécifiques à vos besoins.

• Ajouter des Champs Supplémentaires : Sélectionnez "+ Ajouter un champ" pour inclure des informations supplémentaires que vous pourriez nécessiter, telles que le numéro de téléphone, l'adresse postale, ou toute autre donnée pertinente.

  • Propriétés CRM : Associez les champs du formulaire aux propriétés de votre système pour une organisation optimale des données clients, comme les coordonnées et les détails professionnels.

  Pour plus d'information consultez la section :

🗄️Propriété

• Types de Champs : Vous pouvez choisir parmi différents types de champs comme des champs de texte, des zones de texte, des cases à cocher, des boutons radio, etc., pour collecter les informations nécessaires.

Pour plus d'information consultez la section :

📝Widget Formulaire

Confirmation de la Réservation

Après avoir personnalisé les questions de votre formulaire, passez à l'étape "Confirmation" qui vous permet de définir le message que vos clients verront une fois leur réservation effectuée.

• Option de Confirmation : Choisissez entre "Message de confirmation par défaut" ou "Page personnalisée" selon le type de confirmation que vous souhaitez présenter aux clients.

• Titre du Message : Indiquez le titre qui apparaîtra sur l'écran de confirmation de réservation.

• Description : Fournissez des détails complémentaires pour les clients sur l'écran de confirmation.

• Bouton d'Appel à l'Action : Incorporez un bouton pour encourager les clients à poursuivre leur interaction après la réservation, en les redirigeant vers une page de remerciement, une offre spéciale, ou un autre service pertinent.

Sauvegarde et Navigation

Une fois que vous avez configuré votre "Nouvelle Réservation avec Services" selon vos préférences, cliquez sur "Sauvegarder" pour conserver les modifications.

Réservation sans Services

Pour configurer une réservation sans service spécifique :

• Omission des Services : Ne cliquez pas sur "+ Ajouter un nouveau service", ce qui écarte l'étape d'attribution de service à la réservation.

• Association Opérateur : Le choix du type de réservation (individuelle ou en groupe) et la définition de sa durée sont liés directement à l'opérateur et non à un service.

• Paramètres Identiques : Les étapes pour créer une nouvelle réservation, ajouter et gérer les opérateurs, personnaliser le formulaire de réservation et confirmer la réservation restent les mêmes que pour la réservation avec services.Sauvegarde et Navigation

Une fois que vous avez configuré votre "Nouvelle Réservation sans Services" selon vos préférences, cliquez sur "Sauvegarder" pour conserver les modifications.